مهما كانت قوّة مشروع، لابدّ من إدارة وتنظيم جيّد يكفل نموّه وسيره بكفاءة عالية وجودة.
وإدارة مشروعك لا تكتفي على أدوات، وإنما أشخاص وتكنيكات وطرق لسير مشروعك بأفضل ما يُمكن.
كف تدير مشروعك بجودة عالية وبساطة؟
تمرّ إدارة المشاريع بعدة خطوات تضمن نجاحه وسيره بإحكام، وسلسلة من العمليات التي تتعلّق بكل مرحلة:
- البدء.
- التخطيط.
- التنفيذ.
- الرصد والتحليل
- الإنهاء.
-
البدء في المشروع:
تعدّ مرحلة البدء في المشروع هي مرحلة تأسيس ووضع صورة أولى، ويتعيّن عليك تسهيل سير مشروعك عبر الاعتماد الأولي والتأكد من توفّر المتطلبات الأساسية وآلية التشغيل.
وحتى تبدأ بشكل مثالي وجيّد:
- خطط مسؤوليات الفريق وتأكد من توزيع المهام بحسب المهارات والإمكانيّات.
- حدّد وجهة أو مرجع موحّد "منصة - أداة" للمتابعة والتشغيل وجودة التنفيذ بين الفريق: (Trello - Asana...)
- حدد جدول زمني واقعي واجتماعات دوريّة لمتابعة التنفيذ وجودة المُخرجات.
-
تخطيط المشروع:
يعدّ التخطيط عملية متكاملة ومستمرّة، لا تقف.. لكن يمكن أن تتحدث وتتغير باستمرار تبعًا للمهام والأهداف والرؤى المستقبلية.
تخطيط المشروع يعد بمثابة عين مركّزة وموجهة بشكل تشغيلي نحو الهدف من جميع النواحي:
- كيف سيتم إدارة الفريق؟
- أين سنقوم بإدارة المهام؟
- ماهي خطة إدارة الأزمات؟
- ماذا إن حدثت مشكلة تقنيّة أو قانونية؟
في تخطيط ستعمل بعين مدير المشروع، ومراقب للجودة التشغيلية كي تضمن الاستمرار الجيّد قدر الإمكان.
-
تنفيذ المشروع:
يمثّل تنفيذ المشاريع بمثابة تشغيل الخطّة التأسيسيّة بشكل واقعي، ما بين التنسيق بين الأفراد المختلفين، ضمان سير المهام بشكل جيّد، الموازنة بين المتطلبات والاحتياجات.. وهي بمثابة رؤية جهودك وأفكارك وخططك على أرض الواقع، وهنا تمكن الحاجة للقوّة والمرونة.
-
الرصد والتحليل:
في عملية رصدك وتحليلك لسير المشروع ستحتاج بشكل كامل للقوّة، المرونة والتحكّم الفعّال.. يعد الرصد عملية التأكد من السير الأمثل للمشروع، التأكد من تمام الأمور، تعديل الخطة وفقًا للمتطلبات أو التحدّيات، وهذا يتطلب متابعة مستمرّة، استطلاع الفريق.. تغييرات مستمرّة تضمن كونها جزء من التحسين المستمرّ.
-
إنهاء المشروع:
قد تمرّ بعض المشاريع بطبيعة الحال إلى الإنهاء بطرق متعدّدة وربما تكون إيجابية!
في الوقت الحالي ومع النموّ المعرفي والاقتصادي، تلجأ بعض المشاريع إلى الإنهاء عن طريق الدمج مع مشروع آخر، أو نقل الملكية، أو انتهاء الهدف منه (كالحملات الإعلانية أو المشاريع المؤقتة أو حتى المستمرة)
حتى تدير مشروعك بشكل فعّال ورائع، احرص دائمًا على اختيار الفريق النشط والمتكامل، الأدوات التشغيلية والإدارية الفعّالة؛ حتى تضمن نتائج فعّالة ورائعة لمشروعك!